DU PROJET... AU DÉPART...la marche à suivre chez VTO Voyages

La préparation du voyage passe aussi par une information préalable claire, précise et détaillée. Vous trouverez ci-dessous l'organigramme des opérations que nous vous proposons. Cette façon d'agir à contribuer notre réputation de sérieux et à permis à de nombreux groupes de préparer et surtout de bien réussir le projet de voyage.

1 - LE CHOIX DU SEJOUR (gratuit & sans aucun engagement de votre part)
Choisissez votre ou vos destinations avec vos amis et collègues. N'hésitez pas à nous demander conseil. Nous pouvons vous envoyer certaines de nos fiches voyages, une bibliothéque précieuse composée de plus de 500 programmes déja effectués.

2 - ELABORATION DE VOTRE PROGRAMME (gratuit & sans aucun engagement de votre part)
Téléphonez-nous et ensemble nous composerons le programme de votre voyage : choix de circuits, dates envisagées visites souhaitées, nombre approximatif de participants et, bien sûr, le budget que vous pouvez consacrer à votre voyage.

3 - NOTRE PROPOSITION / DEVIS (gratuit & sans aucun engagement de votre part)
Nous établirons pour vous un programme personnalisé, chiffré et précis tenant compte des données et particularités indiquées par téléphone. Vous recevrez alors un devis détaillé avec une échelle de cotation vous donnant le prix du séjour de 30 à 50 participants. Si notre proposition vous convientnous passerons à l'étape de l'option, sinon nous vous transmettrons une nouvelle proposition en tenant compte de vos remarques.

4 - VOTRE OPTION (gratuit & sans aucun engagement de votre part)
Demandez nous une option sur votre circuit ou séjour : cela ne vous engage nullement et vous permet de disposer pendant la durée de l'option de vos places, hébergement, visites, traversées, etc... Le temps de la durée de l'option vous permet de solliciter vos adhérents, amis, collègues tout en étant garanti de la réalisation de votre projet lors de votre décision finale.

5 - REUNION DE PRESENTATION (gratuit & sans aucun engagement de votre part)
Pour vous aider à mettre en place votre projet, un technicien VTO VOYAGES peût venir chez vous pour animer une réunion de présentation de votre voyage. Les futurs candidats au voyage sont toujours très heureux de participer à cette réunion, c'est l'occasion pour eux de mieux nous connaitre et de nous poser directement de nombreuses questions.

6 - PROGRAMME INDIVIDUEL (gratuit & sans aucun engagement de votre part)
Après avoir pris votre decision de lancer votre projet, c'est le moment de procéder aux inscriptions des voyageurs.

Pour cela nous vous fournissons des programmes individuels et des bulletions d'inscriptions à distribuer à l'ensemble de vos personnes succeptibles de participer au voyage.
Ces prospectus sont édités au nom de votre association et vous sont fournis gratuitement en, grand nombre par nos services. Tous les renseignements nécessaires figurent sur le programme individuel : programme précis du séjour, dates, prévisions des horaires et lieux de départ, prix, ce que comprend le prix, ce qu'il ne comprend pas, formalités, demande d'acompte, date du solde, chambres souhaitées, assurances, etc...

7 - RESERVATION
A réception par le chef de groupe des bulletins d'inscription des voyageurs, nous vous adressons votre contrat de réservation précis contenant : programme, prix fermes, règlement, assurances... La réservation est définitive à réception par VTO VOYAGES de votre contrat de voyage, signé par le responsable du groupe et accompagné de votre 1°acompte (voir solution de gestion). A réception de votre contrat nous effectuons définitivement toutes les réservations nécessaires à vote séjour.

8 - GESTION DE DOSSIER
A ce stade de l'opération voyage nous vous proposons trois solutions possibles :
Solution A : Le chef de groupe recueuille tous les bulletins d'inscription, encaisse les paiements des voyageurs.
Il transmet à VTO VOYAGES la liste des personnes inscrites, la répartition des chambres souhaitées et fait un chéque global à VTO VOYAGES Solution B : Le chef de groupe recueuille tous les bulletins d'inscription et transmet à VTO VOYAGES les bulletins d'inscriptions des voyageurs ainsi que leurs chèques d'acompte.
Solution C : Chaque participant envoie son bulletin d'inscription à VTO VOYAGES avec son chèque d'acompte.

9 - VOS VERSEMENTS
A chaque réservation nous ouvrons pour nos clients un compte voyage (comme un compte bancaire). A chacun de vos versements ou de vos changements de commande, vous recevez un extrait de votre nouveau relevé de compte voyage.

10 - DOCUMENT DE DEPART
Avant votre départ vous recevrez votre convocation : heure et lieux de rendez-vous, adresse des hébergements, numéros de téléphones utiles...

11 - LE VOYAGE
Durant votre voyage notre permanence peut vous assister 24h/24 et 7j/7. Ce service est réserver exclusivement au chef du groupe.

12 - FEUILLES D'APPRECIATION
Au retour de votre séjour nous vous demandons vos commentaires et suggestions sur votre voyage et cela, pour sans cesse améliorer la qualité de nos prestations. Vos suggestions, toujours prises en considération, nous permettent d'adapter toujours mieux nos programmes au désir de nos clients.

Nous vous remerçions d'avoir bien voulu prendre quelques minutes pour la lecture de ce document. Cette information est pour nous très importante car elle est le résultat de nombreuses années d'expérience avec les groupes. C'est aussi grâce à ce savoir faire que le voyagiste VTO VOYAGES est aujourd'hui reconnu comme un spécialiste.